Recuerda el momento en que implementaste por primera vez tu solución ERP actual. Sin duda, estabas ansioso por aprovechar los procesos optimizados, las perspectivas operativas mejoradas y la productividad aumentada. Era una señal de que tu negocio estaba en alza, y durante mucho tiempo, el sistema cumplió con su cometido. Sin embargo, con el tiempo, a medida que tu negocio evolucionó, sus limitaciones comenzaron a ser evidentes. Ahora, te encuentras con las manos en la cabeza, debatiendo qué hacer a continuación: recoger las piezas o empezar de nuevo.
Esta es la situación en la que se encontraba una empresa de distribución de tubos de acero con múltiples ubicaciones. El software heredado que les había servido tan bien durante décadas comenzó a degenerar, volviéndose difícil de usar y obstaculizando la productividad.
Sistema ERP Prehistórico
Imagina tener que conocer un sistema de códigos secretos solo para navegar por tu aplicación de software diaria. O tener que calcular manualmente tus ventas o gastos acumulados del mes porque tu ERP no está a la altura.Es impensable en 2022!
Sin embargo, esto es lo que este negocio de distribución tenía que enfrentar a diario. Hoy en día, las personas pueden señalar, hacer clic y deslizar para obtener lo que quieren, todo con un simple movimiento del dedo. Aquí estaban atrapados con un sistema que hacía que completar las tareas diarias fuera inmanejable. También les resultaba imposible capacitar a nuevos empleados en el uso de este software, lo que generalmente obstaculizaba la productividad. Puedes estar pensando que esto es lo suficientemente malo. Sin embargo, empeora. Mucho peor.
La empresa vendía tubos de acero en una variedad de especificaciones: nuevos o usados, peso, longitud, diámetro, etc. Estos tubos se encontraban en una de las 15 instalaciones en todo el país y no se rastreaban por SKU, sino por números de pieza de inventario para optimización de stock. Lamentablemente, todo esto se registraba en una hoja de cálculo muy complicada que estaba fuera del sistema ERP, ya que no se podía rastrear en la solución.
Ese es uno de los mayores problemas de los ERP heredados. Simplemente no tienen los mecanismos de soporte ni las capacidades de expansión necesarias para completar funciones comerciales fundamentales. Desafortunadamente, esta empresa de distribución de tubos aprendió esto de la manera difícil. Después de años de lucha, decidieron buscar una solución, una mejor manera de hacer negocios. Su ERP obsoleto estaba a punto de extinguirse.
Era Post-Dinosaurio
Crear una Cultura Basada en Datos
Los números no mienten. Las personas están comprendiendo los beneficios de actualizar sus sistemas ERP: el mercado de software ERP creció un 9% en 2019, alcanzando un tamaño de mercado de casi $39 mil millones en 2020. El ERP en la nube proporciona datos críticos que permiten a las empresas ver información vital en cuanto esté disponible en cualquier parte del mundo. Ya sea que sus empleados estuvieran en la oficina o en una de las 15 instalaciones de tuberías, todos podían tomar decisiones informadas y basadas en datos de manera rápida, lo que impulsaba los ingresos y las ganancias. También podían confiar en sus decisiones porque se basaban en información precisa y en tiempo real. Información que era imposible obtener con su ERP anterior.
Esta empresa de distribución también redujo su tiempo mensual de cierre de 15 días a 3 días. Combinado con la eliminación de la gestión de una hoja de cálculo y la corrección de errores de entrada de datos manual, la empresa disfrutó de un ahorro de tiempo muy significativo. Esto liberó al equipo para concentrarse en otras tareas importantes, como analizar los nuevos datos a los que tenían acceso.
Interfaz > Códigos
Además, la interfaz libre de desorden y fácil de usar del ERP en la nube hizo que fuera mucho más fácil para esta empresa de distribución tomar decisiones cruciales. Con su nuevo sistema, podían usar paneles para ver los saldos de efectivo y el estado de las cuentas por cobrar, y decidir sobre qué datos querían profundizar, todo con un clic del mouse. Estaban extasiados: habían dejado atrás sus días de dinosaurio en los que usaban listas de códigos secretos y perdían tiempo buscando información que podría estar en el sistema o en una hoja de cálculo. Otra ventaja era que también era mucho más fácil y rápido incorporar a nuevos empleados, ya que no tenían que aprender las molestas listas largas de códigos.
La Agilidad es Real?
Se ha descubierto que las empresas pueden aumentar la agilidad y la eficiencia en hasta un 50% con la automatización y la modernización de aplicaciones heredadas. También encontraron que el uso de un ERP en la nube mejoraba la accesibilidad, la usabilidad y la movilidad, ya que los empleados podían acceder a las herramientas que necesitaban desde cualquier lugar y en cualquier momento, y en cualquier dispositivo con acceso a Internet. Con 15 ubicaciones diferentes y una gran base de empleados que no siempre estaban en un escritorio, este fue un beneficio clave para la empresa de distribución.
Con el ERP en la nube, varios procesos que antes eran independientes ahora se habían simplificado en una interfaz común para el acceso en tiempo real por parte del personal autorizado. De hecho, después de la implementación del ERP, el 95% de las empresas pudieron mejorar algunos o todos sus procesos, y lo mismo ocurrió en este caso. Un ERP centralizado permitió al equipo mostrar los datos de manera uniforme en todos los dispositivos y ubicaciones, lo que facilitó la navegación para todos.
T-Rex vs. El ERP Moderno
La historia de esta empresa de distribución no es única, ya que muchas empresas en todo el mundo luchan contra los ERP heredados que ya no cumplen su función.
El futuro del ERP reflejará el futuro de los negocios en su conjunto. Con los avances tecnológicos recientes, el futuro se perfila como altamente competitivo y la agilidad es lo que se necesita. Los sistemas heredados y en las instalaciones simplemente no pueden mantener el ritmo. A medida que nos volvemos más globales, móviles y centrados en los datos, necesitamos soluciones ERP modernas y accesibles para respaldarnos. Esto implica utilizar la computación en la nube.
