Historia de Éxito: Valley Traffic Systems

Valley Traffic estaba utilizando un sistema basado en papel para despachar empleados a sitios de trabajo. Las operaciones de despacho se gestionaban a partir de un libro de despacho, que se mantenía sincronizado con asignaciones semanales y hojas diarias de camiones. A medida que Valley creció hasta convertirse en una operación de 7×24 con más de 1000 trabajos de despacho semanales, ampliar este sistema creó dificultades. Las páginas del libro de despacho se copiaban para el despachador nocturno, y la información se volvía a combinar a la mañana siguiente. Las operaciones eficientes dependían de la memoria de los despachadores y de su conocimiento de las preferencias de los clientes, así como de las habilidades de los empleados y la capacitación en el sitio de trabajo.

Valley evaluó varias soluciones de despacho diseñadas para un mercado principal distinto al control de tráfico. Todas las soluciones requerían una personalización extensa y la mayoría no utilizaba plataformas web o móviles. Ninguna de las soluciones coincidía con el flujo de trabajo y los procesos comerciales existentes basados en papel.

Caron Business Solutions propuso una solución diseñada desde cero para que coincidiera con el flujo de trabajo existente. Los despachadores clave participaron activamente, asistiendo a varias reuniones de revisión de diseño durante la fase de construcción antes del lanzamiento. La implementación de Caron era basada en la web y se podía acceder desde cualquier dispositivo compatible con navegadores. La solución está alojada en una instalación grande y segura con múltiples conexiones a Internet y sistemas de energía de respaldo. El sistema que Caron implementó marcó una diferencia significativa en el nivel de eficiencia general de las operaciones de Valley Traffic.

El sistema de despacho de Valley Traffic se accede desde estaciones de trabajo, computadoras portátiles, teléfonos o tabletas. La supervisora de despacho puede verificar el estado de los trabajos y asignaciones desde el iPad en su mesa de noche. Ya no hay necesidad de fotocopiar ni combinar notas.

Todas las modificaciones a los trabajos se registran, algo que no era posible al usar lápiz y goma de borrar. También se pueden adjuntar notas a los trabajos a medida que cambian los requisitos. Esto es importante para la satisfacción del cliente; por ejemplo, cuando Bob llama para preguntar por qué solo hay 3 personas de control de tráfico en un sitio, el despachador puede decir de inmediato que Dave llamó ayer a las 5:36 p.m. para reducir el número de 4.

A los empleados de Valley Traffic se les asignan tareas en función de su antigüedad y la antigüedad de los camiones, sujeto a las preferencias del cliente. Debido a que el sistema de despacho realiza un seguimiento de las asignaciones rechazadas y el motivo, las consultas sindicales pueden tratarse con precisión y rapidez.

El sistema de despacho de Valley Traffic es una solución proyectada hacia el futuro y es accesible desde dispositivos móviles, con integración de Google Maps y planes de sitio visibles desde los teléfonos de los empleados. Se contemplan futuras integraciones con Sage 300 ERP para Nómina y Cuentas por Cobrar.